Els documents que contenen informació de caràcter personal han de ser tractats amb cura i protegits adequadament per a evitar la divulgació no autoritzada d’aquesta informació.

Identificació i classificació: És important identificar els documents que contenen informació personal i classificar-los en funció del nivell de sensibilitat de la informació.

Accés restringit: Limita l’accés als documents sol a les persones que necessiten conèixer la informació per a dur a terme les seves tasques. Utilitzant contraseñes per exemple.

Emmagatzematge segur: Guardar els documents en un lloc segur i protegit, ja sigui en paper o en format digital. Has d’assegurar-te que els documents físics estiguin protegits contra robatoris, incendis o inundacions, mentre que els documents digitals han d’emmagatzemar-se en servidors segurs i protegits contra atacs cibernètics.

Destrucció segura: Quan els documents ja no siguin necessaris, has d’assegurar-te de destruir-los de manera segura.

Compliment legal: Finalment, has d’assegurar-te de complir amb totes les lleis i regulacions aplicables en relació amb la protecció de la privacitat i la informació personal, incloent-hi la Llei 3/2018  de Protecció de Dades Personals i Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) en cas que correspongui.

Seguint aquestes bones pràctiques, podràs protegir la informació personal continguda en els documents i evitar possibles violacions de la privacitat.